Երբ ծառայությունից հետո առաջին անգամ մտա ընկերություն, ինձ հանձնարարեցին նամակագրություն հաստատել ինչ-որ հոլանդական հոլդինգի հետ: Եվ առաջին հարցը, որ ինձ տվեցի, հետևյալն էր, բայց ինչպե՞ս: Հիմա ես կներկայացնեմ, թե ինչպես պետք է գրել գործնական E-mail և ոչ բոլոր, բայց մի քանի հմտություն, որոնք ընտրված միջոցներ են` մերժումները նվազեցնելու համար: Այսինքն` այն ստանդարտները, որոնք պարտադիր պետք է կիրառվեն, մնացածն էլ արդեն կախված կլինի Ձեր նամակի յուրահատկությունից:
Ընդհանրապես այս ոլորտի մասնագետները խորհուրդ են տալիս գործնական նամակագրությունը սկսել երեքշաբթի և չորեքշաբթի օրը, քանի որ երկուշաբթին բացատրվում է ծանր օր լինելով: Սա գործնական ոլորտում, իսկ ոչ գործնականում ես խախտել եմ այն, որի արդյունքում հասել եմ հաջողության: Ես միշտ իմ ռեզյումեն ուղարկում էի կիրակի գիշերը ժամը 2-ից հետո: Ինչո՞ւ: Երկուշաբթի օրը բոլորն էլ առաջին քայլով իրենց E-mail box-ն են ստուգում, այդպես չէ՞: Եթե ես ուղարկում էի ժամը 2-ից հետո, վստահ էի, որ այդ ժամին ոչ ոք ռեզյումե չի ուղարկում և հավանական է` իմ ուղարկածը կլինի ամենավերևում. երբ բացեն E-mail-ը, հենց առաջինն իմ նամակը կլինի, քանի որ վերջինը ես եմ ուղարկել: Իսկ վերնագիրն էլ գրել էի` «Այս ռեզյումեն կարդում են միայն զբաղված մարդիկ» : Ու վերջ, արդյունքն ապշեցնող էր:
Փորձում ենք նամակագրությունն ավարտել մինչև ուրբաթ օրվա առաջին կեսը, քանի որ երկրորդ կեսին մարդիկ արդեն մտքով հանգստյան օրերում են:
1. Գործնական նամակ գրելու առաջին նախապայմանը ժամանակն է: Նամակին պատասխանելու ընթացքը ցույց է տալիս, թե ինչքանով եք Դուք հետաքրքրված` հաստատել շփում դիմացինի հետ: Սովորաբար, եթե պատասխանը տևելու է 5-7 րոպե, ապա մի հետաձգեք, միանգամից պատասխանեք: Եթե հետաձգում եք պատասխանը, ապա արդեն ռիսկ կա, որ կկորցնեք նրան: Որպես խորհուրդ, փորձեք եկած նամակին միանգամից պատասխանել, իսկ եթե հնարավոր չէ, ապա գոնե 3 ժամվա ընթացքում, իսկ եթե դա էլ հնարավոր չէ, ապա առավելագույնը մեկ օրվա ընթացքում:
Իսկ օրինակ, ենթադրենք Դուք պետք է հեռանաք գրասենյակից` շատ շտապ հանդիպում ունեք, ապա խորհուրդ եմ տալիս կիրառել այս տարբերակը` «Շնորհակալություն, ես ստացել եմ Ձեր նամակը և կփորձեմ պատասխանել այսօր մինչև ժամը 18.00-ը, քանի որ գրասենյակում չեմ»: Վերջ, մենք ուղղակի հնարավորություն ենք տալիս` մարդն իմանա և որ ժամին սպասի պատասխանի, քանի որ սպասելն արդեն իսկ անորոշություն է: Ես նման իրավիճակի հանդիպել եմ հիմնականում եվրոպացի մատակարարների հետ աշխատելիս, որոնք ինձ ուղարկում էին հենց նման բնույթի նամակ:
2. Մյուս ամենակարևոր պայմանը «Թեմա» կամ «Тема», «Subject» դաշտն է: ԵՐԲԵՔ մի թողեք թեմա դաշտը դատարկ: Սա արդեն խաղում է Ձեր ընկերության լրջության, իմիջի հետ: Հիշեք, որ մարդիկ, ում հետ Դուք նամակագրություն եք հաստատում, մեկ օրում կարող է բազմաթիվ նամակներ ստանան, և կարևոր է ուղղակի նշել, թե Դուք ինչի համար եք նրան գրել: Դա արվում է հենց թեմա դաշտում:
Նշեք կոնկրետություն` ոչ թե գրեք փաստաթուղթ, այլ «Ա» ընկերության պայմանագիր 20.11.13, կամ «Համագործակցության 7 կարևորագույն կետերը»: Եվ միևնույն ժամանակ խուսափեք սմայլիկներից: Խուսափեք նաև բոլոր բառերը մեծատառ գրելուց, քանի որ մարդու աչքը սովոր է առաջինը մեծատառ, իսկ մնացածն արդեն փոքրատառերով, եթե տեղանուն կամ անուններ չեն: Եթե հույժ կարևոր նամակ է, ապա կարելի է կիրառել նաև մեծատառերի տարբերակը:
3. Գործնական նամակ գրելիս հարկավոր է սկսել «Հարգելի գործընկեր» կամ «Հարգելի Կարեն», իսկ եթե ավելի պաշտոնական է հնչում, օգտագործվում է այսպես` «Հարգելի պարոն Հակոբյան»:
Պատասխան նամակը գրելուց առաջ հարկավոր է դիմել անձին և կիրառել այս նախադասությունը հենց սկզբից`
Հարգելի պարոն Հակոբյան
«Շնորհակալություն նամակի համար»
«Շնորհակալություն հետաքրքրության համար»
«Շնորհակալություն, որ ընտրել եք մեր ընկերությունը»
Այնուհետև փորձեք միշտ դիմել Դուք-ով, և ցանկալի կլինի, որ այն լինի մեծատառ և նոր շարունակում ենք բուն նամակը: Տեքստը չպետք է լինի իրար հետևից, դա աչքին խանգարում է, և աչքը հոգնում է երկար ընթերցելուց: Այդ պատճառով անգամ բլոգի նյութերն իրար ետևից չեն, այլ պարբերություններով և մեկ տողով իրարից առանձնացված: Գործնական առաջարկը նամակի մեջ ներառել նշանակում է անիմաստ նամակ գրել, քանի որ դրանք ավելի շատ ուղարկվում են այսպես ասած ֆայլերի տեսքով, որը կլինի word, excel, pdf կամ էլ ppt ֆորմատով:
4. Ինչպես նախապես նշել էի, բուն նամակում կոնկրետությունն ամենակարևոր նախապայմանն է նամակագրության մեջ, ուստի ոչ թե բոլոր, այլ մի քանի օրինակներ կասեմ, թե ինչ մեթոդներ պետք է կիրառել նամակը սկսելիս`
Օրինակ`
1. Մեր ընկերությունն ունի հսկայական փորձ պահածոյացված ապրանքների արտադրության ոլորտում:
2. Մեր ընկերությունը պահածոյացված ապրանքների ոլորտում գործում է 2002 թվականից:
Նկատեցի՞ք հստակությունը: Առաջինում անորոշություն էր, իսկ երկրորդում հստակ նշվում է ընկերության գոյության ժամկետը: Կամ մեկ այլ տարբերակ`
1. Մեր հաճախորդների թվին են պատկանում միջազգային մի շարք խոշոր ընկերություններ և բանկեր:
2. Մեր հաճախորդներն են` Sony Ericsson, Google, Emirates, HSBC ընկերությունները:
Ո՞րն էր ավելի տպավորիչ: Իհարկե երկրորդը, քանի որ հստակ իմանում ենք հաճախորդներին, որն էլ ավելի է ամրապնդում ընկերության վստահությունը:
Շարունակելի…
