Сфера делового общения имеет свои устоявшиеся законы, от которых зависит успешность ведения бизнеса. Несмотря на то, что здесь неуместны темы личного характера, все же общение не должно быть безразличным. Это касается и клиентов, и деловых партнеров, и персонала, который работает в компании. Грань между деловым и личным может быть очень тонкой, и не каждый человек настолько эмоционально чуток, чтобы безошибочно ее определить. Поэтому была выработана целая система, которая позволяет оставаться корректным и повышает шансы на успешное сотрудничество. Как строить деловые переписки и чего нужно категорически избегать?
1. Правило написания электронного письма
Существуют формальные правила создания письма, которыми не стоит пренебрегать, если вы беспокоитесь о своей репутации. Не нужно придумывать излишне витиеватые формы обращения к адресату, равно как и скатываться в бытовизмы и клише. В письме все должно быть структурировано. Желательно отображать три момента: официальное приветствие, обращение к адресату по имени (если требуется, пишите и отчество) и понятное изложение сути дела. Если вы общаетесь с человеком в течение дня, не стоит в каждом письме повторять приветствие и официальное обращение.
2. Соблюдайте иерархию
В деловой переписке существует негласное правило: отвечать на письмо должно лицо, занимающее ту же по значимости должность, что и отправитель. Но деловые переписки в крупных компаниях, как правило, оформляют секретари руководителей. Поэтому они должны отвечать не от себя лично, а добавлять реквизиты своего директора.
3. Тема письма должна быть максимально четкой
Как правило, количество получаемых писем на почту с обеих сторон (если речь идет о деловом партнерстве) очень велико. Поэтому если вы хотите, чтобы на ваше письмо ответили как можно скорее, нужно кратко, но емко обозначить суть в теме. Человек узнает о важности и срочности сообщения из заголовка в теме. А заставлять адресата гадать, что содержится в письме, не только некорректно по отношению к нему, но и невыгодно вам самим.
4. Оставляйте подпись в конце письма
Это не только признак хорошего тона, но и выгодное для вас решение. Оно позволяет адресату получить о вас и вашей компании больше актуальной информации. Особенно полезны такие подписи, когда получатель практически ничего о вас не знает. Что включить в подпись после основного текста? Ваши фамилию, имя и отчество, должность, которую вы занимаете в компании, название самой компании и контактные данные, по которым человек сможет быстро с вами связаться. Можно для привлечения внимания включить сюда же логотип или ненавязчивую и лаконичную рекламу.
5. Отвечайте на все письма в деловой переписке
Это негласный этический кодекс. Конечно, обязать вас делать это никто не может. Но так вы снижаете риски упустить что-то важное для себя и для своей компании. Даже если письмо попало к вам по ошибке, корректно ответьте на него, указав, что отправитель ошибся адресатом. Нужно помнить, что деловые переписки нельзя обрывать на полуслове. И ваши сообщения, и сообщения партнера несут какой-то смысл. Они написаны с конкретной целью, поэтому не позволяйте себе игнорировать важные письма.
6. Не сообщайте в электронном письме конфиденциальную информацию
Сообщения в наши дни очень легко копируются и пересылаются третьим лицам. Это следует всегда иметь в виду, особенно когда вы собираетесь сообщать что-то не для чужих глаз. Если вам все-таки нужно сделать это, задайтесь вопросом о том, достаточно ли благонадежен получатель вашего письма. Иначе вашей деловой репутации может быть нанесен серьезный урон. В любом случае вы не должны плохо отзываться о других компаниях или партнерах, разглашать важную информацию о себе и своем бизнесе. Все это может быть использовано против вас.
