Տվյալ գրառումով ցանկանում եմ խսել մի քանի կարևոր հանգամանքների մասին, որոնք կարևոր են հաշվի առնել բացօթյա միջոցառումներ կազմակերպելու համար։
Ըստ տեղանքի միջոցառումները լինում են բացօթյա և փակօթյա: Յուրքանչյուր տեսակն ունի իր կազմակերպման առանձնահատկություններն ու նրբությունները:
Ստորև ներկայացնում եմ մի քանի կետեր, որոնք կարևոր են հաշվի առնել կազմակերպելու կամ պլանավորելու գործում.
– Տարածքի ուսումնասիրություն՝ հանդիպում տարածքը տնօրինողների հետ։ Հանդիպման ընթացքում հարկավոր է քննարկել բոլոր մանրամասները, որը կապ ունի տարածքի օգտագործման հետ։ Դեկորացիա, լրացուցիչ պարագաների տեղադրում, սեղանների դասավորություն, բեմի և ձայնային սարքավորումների տեղակայում, հոսանքի հնարավորություն և այլն։ Կան տարածքներ, որոնք հանրային են, օրինակ հրապարակները, որոնց թույլտվույթան համար հարկավոր է դիմել տեղական ինքնակառավարման մարմիններ, տվյալ տեսակի տարածքներում միջոացռումներ անցկացնելու թույլտվության համար հարկավոր է հաշվի առնել տվյալ կառույցի աշխատանքային գործընթացը և դիմելու կարգը։
– Պատվիրատույի հետ վերջնական մանրամասները քննարկելուց հետո, որտեղ հստակեցված են միջոցառման բովանդակային և ֆինանսական մասը, ապա հարկավոր է կնքել պայմանագիր պատվիրատույի հետ, որից հետո անհրաժեշտ է պայմանագրեր կնքել մատակարարների հետ, կամ պայմանագիրը կարող է փոխարինել փոխադարձ համաձայնությունը։ (Շատ դեպքերում պայմանագիր կնքելն ավելի նպատակահարմար է, հատկապես երբ մատակարարի հետ աշխատում եք առաջին անգամ և չկա գործնական ընկերական հարաբերություններ)։
– Եթե միջոցառման անցկացման բացօթյա տարածքը գտնվում է ոչ քաղաքային վայրերում, ապա մինչև միջոցառումը հարկավոր է գոնե մեկ անգամ այցելել այդ տարածք մանրամասն ուսումնասիրելու համար, հարկավոր է ունենալ տարածքի նկարներ և գծագիր։ Ինչպես նաև կարևոր է ճշտել և տեղեկանալ, թե շրջապատում ինչ անհրաժեշտ օբյեկտներ կան՝ հյուրանոց, խանութներ և այլն։
– Միջոցառման անցկացման տարածքի ռեսուրսների ուսումնասիրություն։ Նախապես հարկավոր է ուսումնասիրել տվյալ տարածքի ռեսուրսները և դա բերել միջոցառման պահանջների հետ նորդաշնակության՝ օրինակ ռեստորանի մատուցողներ, տրանսպորտի հասանելիություն, պահեստային տարածք, հանգստի սենյակ, անձնակազմի սնունդ և այլն։
– Կլիմայի ուսումնասիրություն։ Եթե եթե արդեն հաստատվել է միջոցառումն իրականացման վայրն ու օրը, ապա հարկավոր է ուսումասիրել եղանակային կանխատեսումները։ Դրա համար գոյություն ունեն բազմաթիվ կայքեր ու հավելվածներ։ Կլիմայի կանխատեսումը կարևոր է միջոցառման ընթացքը վերահսկողության տակ պահելու համար։ Օրինակ եթե տեղելու է անձրև, ապա հարկավոր է նապապես մտածել հյուրերի և մասնակիցների մասին՝ բաժանել անձրևանոցներ, կամ ստեղծել լրացուցիչ պայմանաներ անձրևից պաշտպանվելու համար։
– Միջոցառումն իրականացնելուց, ավելի շուտ միջոցառման տարածք մեկնելուց առաջ շատ կարևոր է ճիշտ պլանավորումն ու անհրաժեշտ պարագաների պահեստավորումը տեղափոխման համար։ Դա շատ կարևոր է, եթե միջոցառումը գրասենյակից բավականին հեռու է, օրինակ այլ քաղաք կամ անբնակ վայր։ Հետևաբար պետք է մի քանի անգամ ստուգել պարագաներն ու դետալավորել ցանկացած գործողություն և օժանդակ պարագաներ։
– Ընկնել ճանապարհ և իրականացնել պատմական իվենթ։
