Հայաստանում ակնհայտ շատացել է ծառայություն մատուցող կազմակերպությունների թիվը, որոնք շուկա են մտնում հաճախորդներին առաջարկելով ծառայությունների մեծ ցանկ՝ գովազդ, մարքեթինգ, խորհրդատվություն, հետազոտություններ, դիզայն, վեբ կայքեր, միջոցառումների կազմակերպում և այլն։
Հետևաբար դաշտը սկսում է լղոզվել, քանի որ մատուցվող ծառայությունների սահմանները վերանում են. կազմակերպությունները սկսում են վաճառել ծառայությունների լայն ցանկ, և բարդ է հասկանալ, թե որ կազմակերպությունը որ ոլորտում է պրոֆեսիոնալ։ Այս խնդիրը տարածվում է նաև միջոցառումների կազմակերպման ծառայությունների ոլորտին, տվյալ ոլորտում յուրաքանչյուր անհատ կամ կազմակերպություն «հանդես է գալիս» որպես տվյալ ծառայության մատուցման փորձագետ։ Նույնիսկ եթե փողոցում մոտենանք պատահական մեկին և առաջարկենք գումարի դիմաց կազմակերպել միջոցառում, նա կհամաձայնվի.
Այնուամենայնիվ միջոցառումների կազմակերպման ոլորտը ՀՀ-ում բավականին զարգացած է, կան ընկերություններ և անհատներ որոնք մատուցում են պրոֆեսիոնալ ծառայություններ խելամիտ արժեքով։
Այս ամենի հետ զուգահեռ սնկի նման աճում են «իվենթ մենեջերները», որոնք այս կամ այն տարբերակներով և վիճելի որակով «կազմակերպում» են միջոցառումներ։ Այն իվենթ մենեջերները, որոնք նոր են սկսում միջոցառումների ոլորտում հանդես գալ հանդիպում են որոշակի կազմակերպչական դժվարությունների, ինչի արդյունքում էլ տուժում է միջոցառումը։ Հետևաբար միջոցառումներ կազմակերպելու համար շատ կարևոր է ունենալ փորձառություն, որը կուտակվում է տարիների և կազմակերպած միջոցառումների ընթացքում։
Լավ կամ փորձառու իվենթ մենեջերը պետք է ունենա.
- Բյուջեի պլանավորման և կազման հմտություններ։ Կարողանա կարճ ժամանակում հաշվարկել առաջարկվող միջոցառման բյուջեն, ծախսերը, շահույթը և այլն։
Լավ բյուջեի պլանավորումը և կազմումը հնարավորություն է տալիս խնայել ինչպես պատվիրատուի գումարը, այնպես էլ պահպանել միջոցառման կայունությունն ու ստացված լինելը։ Գրագետ պլանավորման համար պետք է հաշվարկել ամեն ինչ, սկսած չնախատեսված ծախսերից, մինչև հարկային վճարումները։
Բյուջեի ճիշտ պլանավորումը հիմնականում գալիս է մենեջերի փորձառությունից, մատակարարների արժեքներին ծանոթ լինելուց, շուկայում եղած պարագաների և ծառայություններից։
- Միջոցառման նախագծի գրավոր և բանավոր ներկայացում։ Իվենթ մենեջերը պետք է կարողանա միջոցառման նկարագիրը պատվիրատուին ներկայացնի ճիշտ, մատչելի և պատկերավոր, ինչպես գրավոր, այնպես էլ բանավոր տեսքով։ Եթե միջոցառումը պատվիրատուին ներկայացվում է մի բան և արդյունքում տրվում այլ «ապրանք», ապա այստեղ սկսում են առաջանալ խնդիրներ։ Հետևաբար միջոցառումների կազմակերպիչը պետք է կարողանա ներկայացնել այնպիսի նկարագիր, որը արդյունքում պատվիրատուն կստանա։ Այստեղ կարևոր է ներկայացնել այն միջոցառումը, որը հաստատկ կիրականացվի։ Նախագծի կամ սցենարի ներկայացման արդյունքում պետք է նաև համոզվել, որ պատվիրատուն ճիշտ է պատկերացրել այն միջոցառումը, որն իրեն ներկայացվել է։
- Թիմի ղեկավարում և «ճիշտ» աշխատակիցների ընտրություն։ Միջոցառումների կազմակերպման ժամանակ կազմակերպիչ անհատին կամ կազմակերպությանը անհրաժեշտ է հավաքել համապատասխան թիմ, որն իրականացնելու է մի շարք գործառույթներ միջոցառումների պլանավորման կամ իրականացման ժամանակ։ Միջոցառման ղեկավարը պետք է կարողանա օպտիմալ և գրագետ ղեկավարել կազմակերպչական թիմին, որպեսզի թիմի յուրաքանչյուր անդամ կարողանա իրականացնել իր պարտականությունները։
Թիմի ղեկավարման գործում կարևորագույն պայմանն այն է, որ համապատասխան մարդուն տալ համապատասխան հանձնարարություն և պարտականություն, այսինքն ճիշտ գնահատել մարդկանց հնարավորություններն ու կարողությունները։
Կազմակերպչական թիմի պաշտոններն ու պարտականություններն այստեղ։
- Աշխատանք մատակարարների հետ։ Լավ և փորձառու միջոցառումների կազմակերպիչը ծանոթ է մատակարարներին։ Գիտի թե տվյալ ծառայությունը որ կազմակերպությունը կամ անհատը կարող է մատուցել, ինչ ժամկետներում, ինչ որակով և արժեքով։ Օրինակ տպագրություն, ձայնային սարքավորումների տրամադրում, սեղան կամ աթոռների վարձույթ և այլն։ Միջոցառումների կազմակերպիչը պետք է անձամբ ճանաչի մատակարարներին. պետք է իմանա յուրաքանչյուր մատակարարի առավելություններն ու թերությունները։
- Փորձառություն։ Սա կարևոր պայմաններից է։ Քանի որ միջոցառումների կազմակերպումը հիմնականում հիմնված է սեփական փորձի վրա։ Իսկ փորձը ձեռք է բերվում տարիների ընթացքում՝ մասնակցելով, կազմակերպելով, աջակցելով, դիտարկելով տարբեր ձևի և ծավալի միջոցառումներին։
Հ. Գ. լավ և փորձառու իվենթ մենեջեր վարձելով հաճախորդը խնայում է իր նյարդերը, ժամանակը և գումարը։
